Manual prático para equipas de RH que enviam colaboradores para Portugal por 3 a 12 meses

Passo 1: Definir a timeline

Regra de base

- Iniciar o processo de habitação 4 a 8 semanas antes da chegada  

- Nenhuma relocação de 3 a 12 meses é considerada fechada sem a parte de alojamento lançada  

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Passo 2: Fechar parâmetros antes de procurar

O que tem de ficar decidido logo no início

- Cidades e zonas aceitáveis  

- Bandas de orçamento por nível ou função  

- Tipologias mínimas, como estúdio, T1 ou T2  

- Condições obrigatórias:

 - Internet rápida  

 - Espaço minimamente ergonómico para trabalhar  

 - Zonas com sensação de segurança  

Sem isto, qualquer pesquisa descamba em discussões intermináveis sobre mais caro mas melhor zona ou mais barato mas longe.

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Passo 3: Centralizar contacto com o mercado

Modelo recomendado

- Um ponto de contacto em RH ou diretamente na StaysCo  

- O colaborador partilha preferências e feedback  

- Sourcing, negociação e contratos são geridos pela empresa e pelo parceiro  

Resultado: menos ruído para o colaborador e menos risco legal para a empresa.

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Passo 4: Escolher o modelo de pagamento

Três modelos comuns

1. Empresa paga tudo diretamente  

2. Colaborador paga e é reembolsado  

3. Modelo misto em que a empresa cobre a base e o colaborador paga extras  

O que tem de ficar claro

- O que está coberto e o que não está  

- Como se tratam cauções e danos  

- Como se processam upgrades e pedidos especiais  

Ambiguidade aqui gera conflitos meses mais tarde.

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Passo 5: Usar o tipo certo de alojamento

Ideal para 3 a 12 meses

- Apartamentos mobilados com gestão profissional  

- Contratos adaptados a empresas  

- Possibilidade de extensão de estadia com previsibilidade de preço  

O que evitar

- Hotéis como solução permanente  

- Subarrendamentos pouco claros  

- Situações sem contacto de suporte definido  

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Passo 6: Garantir que a casa não bloqueia a burocracia

Necessidades típicas

- NIF  

- Conta bancária  

- Registos em entidades locais  

Implicações para housing

- Existir documento ou contrato utilizável como comprovativo de morada quando necessário  

- Comunicar claramente ao colaborador que documentos vai receber e para que servem  

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Passo 7: Criar um mini dashboard de habitação

Não é preciso uma plataforma interna sofisticada. Um ficheiro simples resolve, desde que seja mantido.

Campos mínimos

- Nome do colaborador  

- Cidade e zona  

- Tipo de alojamento  

- Data de início e fim da estadia  

- Custo mensal  

- Responsável interno  

Com isto, RH e Finanças conseguem responder em minutos a qualquer pergunta sobre quem está onde e quanto está a custar.

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Como a StaysCo pode ajudar

Na prática, a StaysCo assume estes passos para os teus casos em Portugal:

- Sourcing de opções alinhadas com parâmetros acordados  

- Negociação, contratos e suporte durante a estadia  

- Reporting simples para RH e Finanças  

O objetivo é tirar a habitação da lista de problemas recorrentes e colocá-la na lista de processos controlados.

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